Диагностика времени
Управление рабочим временем требует высокой самодисциплины, ломки старых привычек, формирования новых стереотипов, изменения поведения людей, с которыми придётся вступать в контакт. Для распределения времени надо знать приоритеты работы (её главную цель, требуемые действия, ожидаемые результаты).
В компании необходимо создание такой обстановки, попав в которую люди могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют своё и чужое время.
Начав считать затраты личного времени, человек быстро понимает, что его потери напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления, что может быть подготовкой почвы для организационных преобразований, рационализации работы фирмы в целом. Это путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.
На практике планирование времени сводится к его распределению по видам работ. Укрупненно этот процесс регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учётом распорядка дня высшего руководства, учитывает периодичность выполнения отдельных работ и осуществляет их увязку.
Кроме того, составляются:
1 единый распорядок рабочего дня, отражающий время начала и окончания работ;
2 распорядок работы руководителей и подразделений.
Тайм-менеджмент как элемент самоменеджмента основан на тщательном планировании руководителями и специалистами своего рабочего времени. Такое планирование позволяет руководителям и специалистам:
1 критически осмыслить собственные цели, найти более эффективные способы работы, позволяющие не только своевременно справиться с существующими проблемами, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных;
2 сконцентрироваться на важнейших вопросах с учётом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения её необходимости, последствий в случае отказа от выполнения, оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышение реальной отдачи;
3 сформулировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание.
Предпосылками планирования времени является его тщательное документирование и контроль использования, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять на осуществление тех или иных работ, а также согласование своих действий с подчиненными и коллегами.
Планирование времени начинают с постановки задач. Составляют список дел за период и препятствий, которые могут возникнуть. Эти списки регулярно дополняют и пересматривают.
Затем осуществляют анализ АБВ - анализ задач, в результате которого они разделяются на 3 категории:
1 А - важнейшие (обычно их доля составляет до 15% общего числа, но вклад в достижение целей - 65%);
2 Б - важные задачи (соответственно 20% и 20%)
3 В - несущественные задачи ( соответственно 65% и 15%).
Необходимо также анализировать задачи, выделяя:
1 Приближающие к цели;
2 Позволяющие одновременно решить несколько проблем;
3 Вносящие максимальный вклад в деятельность предприятия;