Методы и способы документирования.
Документирование –
это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами – идентификаторами, называемыми реквизитами. документирование в управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, т.е. создания документа. 70% всей документации представлено на бумажных носителях. 10% - структурированная информация в электронном виде. 20% информационного потока – неструктурированная информация в электронном виде – это файлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения. Существуют различные способы документирования, и их различие: Текстовое документирование.
Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. ТД получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деят-ть гос. Учреждений, предприятий и отдельных лиц. техническое документирование.
Является способом запечатления технической мысли. Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования и др. работ по строительству зданий и сооружений. Технические документированные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, графики)
Фотокино - видеодокументирование. Фотодокумент –
изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов возникаю в момент событий, они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. с помощью микрофотокопирования получаются копи документов. Кинодокумент –изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Фонодокумент –документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Документы на магнитных носителях. Электронное документирование.
С помощью специальных материальных носителей, на который данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятно только машине. Документ на машинном носителе –
документ, созданный с использованием носителей и способ записи, обеспечивающих отработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Формирование дел.
Формирование дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Дело- совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку. Формирование дел должно обеспечить:- оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания управления, сохранность документов. Формирование дел осуществляется : - службой ДОУ при централизованной форме ведения делопроизводства, структурными подразделениями, при децентрализованной форме ведения делопроизводства. Работа по оформлению дел состоит:- распределение и раскладка исполненных дел по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложки дел. Формирование дел позволяет: - ускорить, облегчить оформление дел перед сдачей в архив, сокращает затраты на обработку, - облегчение проведения ЭЦ дел, - обеспечение сохранности дел, - защита информации, - осуществление контроля за наличием и местонахождением документов. Требования к оформлению дел. Это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года. Возможны 2 вида оформления дел- полное и частичное (дела постоянного долгого хранения (Свыше 10лет) и по личному составу подлежат полному оформлению). Дела временного (до 10лет) – подлежат упрощенному оформлению. В делах проверяется правильность формирования. Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и передаются в архив. Основное внимание сосредоточивается на делах постоянного (свыше 10л) сроков хранения. Полное оформление дел включает: - подшивку (переплет дел), - нумерацию листов в деле, - составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, - оформление обложки дела. Переплет – (документы подшиваются на 4 прокола в твердую обложку, в конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи). Нумерация листов дела- предназначена для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности, нумеруются все листы , кроме внутренней описи и заверительной надписи. Заверительная надпись- в конце дела составляется заверительная надпись, в которой цифрой и прописью указывается кол-во листов. На обложке дела заверительную надпись запрещено. В дело прикладывается последним листом перед переплетом. (если уже переплетено, то наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела). Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых №, индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для учета документах- особо ценных , личные, судебные. Опись подписывается составителем с датой и расшифровкой Ф.И.О. Обложка дела – содержит сведения о составе и содержании документов дела, данные об организации, времени происхождения. Правила оформления обложки установлены ГОСТом 17914-72 (обложки дел длительного хранения). На обложке дела должны быть: - название учреждения, подразделения, где дело сформировано, индекс, заголовок дела, дата заведения и окончание дела, аннотация к документам дела ( для дел постоянного хранения, ценные документы), кол-во листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Составление описи дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел- это архивный справочник, содержащий перечень единиц хранения. Опись – служит основным учетом и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Описи составляют в каждом структурном подразделении по окончании года на все дела: - постоянного, временного (свыше 10лет) , на дела по личному составу. Составление описей определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации. Ответственность несут руководители структурных подразделений. Опись заполняется в виде таблицы, включающей следующие графы: - порядковый № дела, индекс дела (тома, главы), заголовок дела, дата дела, кол-во листов дела, примечание. Описи подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются с руководителем и утверждаются. Составляются описи в 2-х экз. в течении года после завершения дел в делопроизводстве.