Оперативное хранение дел в организации.
Оперативное хранение документов производится в службе ДОУ, структурных подразделениях до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение делится на: - хранение документов в процессе их исполнения, - хранение исполненных документов. Во время исполнения документы могут храниться у исполнителя в спец. папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел: «Срочно», «На исполнение», «К заданию». В течение дня папки хранятся на столе, после рабочего дня убираются в сейф, шкаф. Законченные дела подшиваются в дело и строго учитываются. За сохранность отвечают руководители структурных подразделений. Дела хранятся:- в шкафах(обычные дела), в сейфах (с грифом конфиденциальности). На обложке дела пишется: - название организации, название структ. подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего док-ов, срок хранения дела, шифры каждого дела. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится – для сохранности дел, для установления пропавших дел, для восстановления документов, не найденных в результате поиска, для поиска пропавших дел. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться - сотрудникам предприятия(с указания руководителя), сторонним организациям (с указания руководителя).Выдача дел осуществляется под расписку. На дело, выданное, заводят карту-заместитель дела. Выдаются дела на срок не более 1мес. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу и разрешению руководителя организации. Срок оперативного хранения дел составляет от1-го года до 3-х лет. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10лет) сроков хранения сдаются в архив. Составление номенклатуры – важная функция делопроизводственной службы. В небольших организациях, не имеющих структурного разделения составляется одна номенклатура –составляет секретарь. Номенклатура большой организации составляется делопроизводственной службой. (номенклатура дел № ------------ год, утверждаю, руководитель, подпись, наименование раздела, индекс дела, заголовок, кол.дел, срок хранения). Номенклатура печатается в 4-х экз. (1экз. у секретаря, 2-й – рабочий, 3-й- у лица отвечающего за архив, 4-й – в гос. архиве). После окончания года, номенклатуру дел закрывают, пересматривается она не реже, чем в 5 лет раз. В конце года она уточняется, утверждается и вводится с 1 января нового года. Передача дел в архив. Составляются описи дел, утверждает их руководитель. Описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения – согласовываются ЭК архивной организации. Описи дел печатают в 4-х экз., которые передаются в гос. архив, а описи в архиве в организации - в 2-х экз. В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними. Дела временного хранения (до 10лет) передают в архив по усмотрению организации. Сотрудник архива, принимая дела, сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность оформления дел. С делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения справочного аппарата архива. Для передачи в гос. архивы, документы хранятся в архивах организации в течении сроков, установленных архивом РОССИИ (сроки от 5 до 7,5лет). Документы передаются в гос. архив по акту из архивов-организации в гос. архив.
Направление и цели использования архивных документов
.
Использование документов архива – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование арх. док-ов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.
Организация использования исторических документов в политических целях – исследование и изучение истории личных дел полит. Деятелей, номенклатуры управления, что касается экономической безопасности, в научных целях для написания научно-исследовательских работ, монографий. В культурных целях – проведение выставок арх. документов, экскурсий по архиву в целях ознакомления, организации публикаций.