Научно – историческая и практическая ценность документа.
Один экз. в картотеку, др- в справочную картотеку. Результаты решения вопроса сообщают заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующие законодательству. Невозможность получения ответа – используется гос. Язык РФ. Обязательно ведется анализ этой категории документов. Составляются аналитические обзоры, справки, в которых отражаются вопросы, по которым были поданы обращения. На каждом док-те после решения и исполнения делается надпись, «В дело» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Хранение обращений формирует в дела, вместе с обращением подшивается копия ответа и др. документы по этому делу. Законченные дела хранятся в учреждениях для справок. Сроки хранения этой категории – 5 лет, но предложения интересные для истории – хранятся вечно. Через год передаются в архив учреждения, а затем в ГОСАРХИВ. Сдача в архив включает: оформление дел, проведение экспертизы ценности, составления описи. Личный прием – осуществляют руководители организаций или их замы. - устанавливается место и время приема. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте , должны быть стол, стулья, за которым может быть оформлено обращение письменно. Рекомендуют использовать «немую справку» с образцами заявлений, адресами, тел., куда направляют граждан. Во время личного приема ведется журнал приема, в нем: дата приема, Ф.И.О. адрес, суть вопроса, Ф.И.О ведущего прием, результат обращения. В конце приема надо сообщить о результате или, если, решение относится к компетенции иного органа – оказать содействие в определении этого органа.
Архивные описи
Архивная опись –архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Функции описи:Информационная
, раскрывающая состав и содержание документов;Учетная
, учитывающая количество дел внутри фонда; Классификационная
, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями вопросами его деятельности. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения. Описи составляются: На дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела личного состава; документы на спецносителях; входящие в архив ведомственные и служебные издания. При составлении описи первичным документов является делопроизводственная номенклатура дел. Правила (основные требования) оформления описи:
Нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;Систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре; Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью; На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела; Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела; Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; Документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела; Нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер -9999; Систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; Каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; При составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения,3 экземпляра описи личного состава; При составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем списки л/с, далее карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; Личные дела формируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; Описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами. Структура составления описи учреждения: