Юридическая сила документа.
Научно-справочный аппарат к документам архивного фонда РФ
Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о состоянии и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: Межархивными (Росархив-архивы); Внутриархивными (архив-фонд); межфондовыми (фонд-дело); внутрифондовыми (дело-документ). Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информациясодержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации,
находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совкупности они составляют архивную информационную среду. Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталок и дополнительными – указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфика хранящихся в нем документов. Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные и информационно-поисковые.
Принципы построения научно-справочного аппарата:
Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; Неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; Преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов; Единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника; Применение архивных справочников ко все документов при конкретных и четких функциях каждого справочника. АРх. справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных док-ов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дел. Структура архивных справочников:
Архивный фонд РФ, Центральный фондовой каталог Росархива; справочники и указатели общероссийского значения; сеть архивов; фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; путеводители и указатели межархивного значения; архив путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива. Основные арх. справочники – опись, каталок, путеводитель, обзор документов, архивный указатель, историческая справка.
Архивный каталог– межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Обзор архивных документов –
архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных док-ов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда
включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор док-ов
включает систематизированные сведения о составе и содержании док-ов одного или нескольких арх.фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ. Основной частью обзора являются аннотации архивных док-ов, сопровождаемые их поисковыми данными. В полном виде обзор состоит из хар-к учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. Основным отличием обзора арх. Документов от других видов научно-справочных док-ов является ведение источниковедческого анализа. Архивный путеводитель