Законодательное регулирование делопроизводства
Делопроизводственные службы: структура и организация работы.
ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Документирование – запись информ. На различных носителях (бум, эл.) Организация раб.с док-ми – это организация документооборота, хранение и использование док-в в текущей деятельности предприятия. Задачи службы ДОУ
:1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми. Функции службы ДОУ
можно разделить на технологические, организационные, методические. технологические
1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка входящих док-в;2.регистрация входящих, исходящих и внутренних док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. организационные1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран.док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч.мест в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ.граждан;8.разраб-а ( с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб.с док-ми. контрольные
1.контр. за прав-ю оформ.док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр.за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд. дел, подлеж.сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр. методические
1.разраб.Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч.практ.цен-и до-в; Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положение, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы. В каждой орган-ции существует подразделения или отделы, например, канцелярия может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив). О каждом подразделен должно быть положение, в каждом подразделении существуют нач.отдела, специалист, сотрудник. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность, квалификация, опыт работы. Общее положение, назначение положения, задачи, структура, функции. Взаимодействие с др. подразделениями и службами предприятия, ответственность. Подписано нач.подразд., утвержд. Ген.дир. данной организации. От того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.