История развития документирования информации.
Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружающие первобытно человека, символизировали понятия и явления. Например, стрела – символ войны. Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. После появилось рисуночное, или пиктографическое письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени. С течением времени рисунки упрощались, заменялись знаками, обозначающие слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись.
Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная системы – финикийская, восходящая и арамейская.
Финикийцы создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначал определенный звук. Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении 16-19 вв. Таким образом все системы письменности делятся на три типа: Рисуночная, или пиктографическая система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображавшие о чем идет речь.
Символическая, или идеографическая система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово. Звуковая, или буквенная система (например финикийское или греческое письмо).
МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ: Каменные плиты, деревянные и глиняные доски, кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли из стеблей растений папируса. Папирусные документы обычно свертывали в свиток. В 3 в.до н.э. был изобретен пергамент – особо обработанная кожа молодых животных
. Документы на новейших носителях информации
Перфорированный док-т
– информация записанная путем перфорирования (пробивки) отверстий. Каждая перфорация содержит в себе информационную единицу, а сумма пробивок - полную информацию. Для нанесения информ. в перфорированных док-х пробивают в разных комбинациях определенное кол-во отверстий в заданной последовательности. ПД получили свое наз. Благодаря пробитым или вырезанным отверстиям, которые наз. Перфорацией. Ручные перфокарты
дают возможность в 10 раз быстрее производить трудоемкие операции, как сортировка и подбор информации. Перфокарты машинной сортировки – имеют междунородный стандарт (187,4х82,5мм).Перфолент
а-носитель информации в виде ленты (бумажной, лавсановой) на которою данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения. Микрографический док-т
– док-т выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс док-в составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты. Микрографические док-ты производятся в компактной форме на фото-, кино или оптическом диске. Отличительные особенности – малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость. Магнитный док-т
– информация записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя. Магнитный диск
-носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи. Делится на жесткий (винчестер в внутри компа) и гибкий (дискета). Оптический диск
– материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча. Аудио-компакт диск
– оптический диск с звуковой информацией (музыка, речь). Видеодиск
– диск на котором в цифровой форме записывается текстовая, изобразительная и звуковая информация. Голограмма– док-т содержащий изображение, запись и воспроизведение которого производится оптическим способом с помощью лазерного луча без использования линз.
Коммерческая переписка .
Официально-деловая переписка делится на деловую и коммерческую переписку. Переписка с помощью которой оформляют экономические , правовые формы деятельности называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении сделок, по вопросам сбыта и снабжения, относятся к коммерческой корреспонденции. Рекламное письмо: посылают конкретным адресатам, оно содержит конкретное содержание рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит четкую конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок. Письмо-запрос – согласуется с употреблением формулировки «Представляю запрос», «Направляю запрос». Письмо-предложение –это заявление поставщика о намерении продать продукцию заказчику. Письмо имеет четкое членение на абзацы. Предложение принято делать в 1-ом абзаце, во 2-м уточнять подробности предложения. Письмо помимо сведений обязательного характера должно включать : - вступительное выражение благодарности за запрос; - информацию о том, что входит в объявленную цену; - сопутствующую информацию о других товарах и услугах; - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком.