Основные понятия о документе и терминология ДОУ.
Документ в переводе с лат. Означает «свидетельство», «способ доказательства.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра ! и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появился термин «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивает значения документа в управлении
Документ
– это материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве.
Федеральный закон «Об информации и защите информации» от 20.02 1995 г. дает понятие документная информация
– это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать.
Информация
– ознакомление, разъяснение – сообщение о положении дел, сведения о чем либо, передаваемая людьми.
Источник информации
– объект, в котором зарождается информация (теле, радио)
ГОСТ Р 51141-98 дает понятие официальный документ– это документ, имеющий право на использование в организации, созданным юрид. и физ. лицом, оформленным и удостоверенным в установленным порядке. Реквизит – обязательный элемент официального документа (дата, подпись, печать, текст документа и др.) Юридическая сила документа
- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Подлинный документ –
документ, сведения об авторе, времени месте создания которого содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.Подлинник (официального) документа
– первый или единичный экземпляр официального документа. Дубликат документа -
повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
ДОУ
– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Официальный документ
– документ, созданный Рид. Или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
ДОУ- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Понятие ДОУ в организации:
Процесс ДОУ состоит из следующих этапов: создание документов и их оформление; прием-передача документов; организация движения документов внутри организации; регистрация и контроль исполнения;информационно-справочная работа;хранение документов.
Понятие унифицированной система документации –
УСД: система документации, создания по единым правилам и требования, содержащая
информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа –
неизменная часть реквизита документа, содержащая в бланке документа, наносима при его изготовлении.
стандартизация документов –
это форма юридического закрепления, проведенной унификации и уровня ее обязательности (гос. стандарт –ГОСТ, отраслевой стандарт –ОСТ). Применения стандартов повышает качество документов.
28. Неопубликованный документ
Понятие неопубликованный док-т (НД)
выступает как противоположное понятию опубликованный док-т, публикация. НД
не рассчитан на широкое распространение. Создан в ходе работы учреждений, отдельных лиц, отражает результат их деятельности. НД остаются в рукописном виде либо тиражируются в небольшом уол-ве экз. К ним относятся отчеты о НИР, диссертации, рукописи переводов, проекты, сметы. НД возникли исторически раньше, чем опубликованные. Сейчас издается всего лишь 20% сведений, полученных в процессе исследований, поэтому НД в 4 раза больше, чем опублик-х. Отчеты о НИР и опытно-конструкторских разработках (ОКР)
– это док-ы (рукописные, напечатанные) содержащее детальное описание хода и результатов исследования. Отчеты подлежат обязательной регистрации во Всероссийском научно-техническом информ.центре. Депонированная рукопись